Politique de confidentialité

Intraclub est une plateforme qui permet aux clubs et associations de gérer leur activité : mise en ligne d'informations, inscriptions et préinscriptions, gestion des relations avec les membres et adhérents, écritures comptables, publication d'un site web et paiement en ligne des cotisations.

La présente politique décrit la manière dont Olivier PHILBERT, entrepreneur individuel exploitant le service Intraclub (ci-après « Intraclub » ou « nous »), traite les données à caractère personnel, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Elle complète les Conditions Générales d'Utilisation et de Vente, dont l'Article 11.7 régit les rapports entre Intraclub et les clubs en matière de protection des données.

Toute modification de la présente politique est portée à la connaissance des utilisateurs et mentionnée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

1. Qui est responsable de quoi ?

Deux situations doivent être distinguées, car elles n'obéissent pas aux mêmes règles.

Intraclub est responsable de traitement pour les données qu'il traite pour son propre compte : la gestion des comptes utilisateurs, la relation commerciale et la facturation avec les clubs, la sécurité de la plateforme, le support et les communications qu'il adresse directement. La présente politique décrit ces traitements.

Le club est responsable de traitement, et Intraclub agit comme simple sous-traitant, pour toutes les données que le club collecte et gère au moyen de la plateforme : dossiers d'inscription de ses adhérents, documents justificatifs, données de santé, groupes, présences, notes internes, cotisations et écritures comptables. C'est le club qui décide de ce qu'il collecte, pourquoi et pour combien de temps. Intraclub n'agit alors que sur ses instructions et n'utilise pas ces données pour son propre compte.

En pratique : si vous êtes adhérent d'un club et que votre demande porte sur votre dossier d'inscription, adressez-la à votre club. Si elle porte sur votre compte Intraclub lui-même, adressez-la nous.

2. Les traitements réalisés par Intraclub

Le tableau ci-dessous détaille, pour chaque finalité poursuivie par Intraclub en qualité de responsable de traitement, les données concernées, la base légale et la durée de conservation.

Aucun de ces traitements ne donne lieu à une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées.

3. Les données traitées pour le compte des clubs

Lorsqu'un club utilise Intraclub pour gérer ses adhérents, il nous confie des données dont il reste responsable. Selon les fonctionnalités qu'il active, il peut s'agir :

• de données d'identification et de contact des adhérents, de leurs représentants légaux et des bénévoles ;
• de la date de naissance, du lien de représentation légale et des informations demandées par le formulaire d'inscription du club ;
• de documents justificatifs téléversés lors de l'inscription ;
• de données concernant la santé, notamment un certificat médical d'aptitude ou les réponses à un questionnaire de santé ;
• d'informations relatives à la vie du club : groupes, créneaux, présences, notes internes de suivi et, le cas échéant, mesures d'exclusion prononcées par le club ;
• de données économiques et financières : cotisations, paiements, aides de tiers, écritures et documents comptables.

Les données concernant la santé relèvent de l'article 9 du RGPD. Il appartient au club, en sa qualité de responsable de traitement, de recueillir le consentement exprès des personnes concernées et de justifier de la nécessité de cette collecte. Intraclub n'exerce aucune activité de professionnel de santé, ne se prononce ni sur l'aptitude d'une personne, ni sur la validité d'un certificat médical, et n'exploite ces données pour aucune finalité propre. Elles sont hébergées en France, chez des prestataires disposant de la certification d'Hébergeur de Données de Santé prévue à l'article L. 1111-8 du code de la santé publique.

Les durées de conservation de ces données sont déterminées par le club. Intraclub les conserve tant que le compte du club demeure ouvert et les supprime, ou les lui restitue, dans les conditions des Articles 4.5, 8.3 et 8.6 des CGUV, sous réserve des conservations imposées par la loi, notamment en matière comptable.

4. Origine des données

Les données proviennent des personnes concernées elles-mêmes, lorsqu'elles créent un compte ou remplissent un dossier d'inscription, de leurs représentants légaux lorsqu'elles sont mineures, ou du club lorsqu'il enregistre lui-même un adhérent qu'il connaît. Certaines données sont générées automatiquement par l'usage du service, notamment les journaux de connexion.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées et qui en ont besoin pour l'exécution de leurs missions. Elles sont communiquées :

• au club auprès duquel la personne est inscrite, et aux utilisateurs auxquels il a attribué des droits de gestion ;
• aux tiers auxquels le club décide de les transmettre, notamment les fédérations auxquelles il est affilié, sous sa seule responsabilité ;
• aux prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants d'Intraclub, listés ci-après ;
• le cas échéant, aux autorités administratives ou judiciaires qui en font la demande dans les conditions prévues par la loi.

Nos sous-traitants n'interviennent que sur nos instructions et ne sont pas autorisés à utiliser les données à d'autres fins. Ils relèvent des catégories suivantes :

• hébergement de l'application et des bases de données,
• stockage des fichiers et documents,
• envoi des courriers électroniques,
• encaissement des paiements en ligne,
• supervision technique et détection d'incidents,
• protection contre les inscriptions automatisées,
• hébergement et diffusion des sites web publiés par les clubs,
• mesure d'audience et statistiques d'usage.

L'hébergement de l'application, des bases de données et des fichiers est assuré en France, chez des prestataires disposant de la certification d'Hébergeur de Données de Santé (HDS). La liste nominative et à jour des sous-traitants, ainsi que la localisation des traitements correspondants, est communiquée aux clubs sur simple demande adressée à olivier@intraclub.fr. Tout ajout ou remplacement de sous-traitant est porté à leur connaissance dans les conditions de l'Article 11.7 des CGUV.

Certains prestataires sont établis en dehors de l'Union européenne. Les transferts correspondants sont encadrés par des garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou l'adhésion du prestataire à un cadre de protection reconnu par celle-ci. Une copie de ces garanties peut être obtenue sur demande.

Aucune donnée n'est vendue, louée ni cédée à des tiers à des fins commerciales.

6. Paiements en ligne

Lorsqu'un club active l'encaissement en ligne, les paiements sont traités par Stripe Payments Europe Limited, qui agit en qualité de responsable de traitement autonome pour les données bancaires et les vérifications réglementaires qui lui incombent. Les coordonnées bancaires des payeurs ne transitent pas par les serveurs d'Intraclub et n'y sont pas conservées. Le traitement de ces données par Stripe est régi par sa propre politique de confidentialité.

7. Cookies et traceurs

Intraclub n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service : maintien de la session, authentification, mémorisation de la connexion lorsque vous le demandez et protection contre la falsification de requêtes. Ces cookies sont exemptés du recueil du consentement en application de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés ; aucune bannière de consentement n'est donc affichée.

Aucun cookie publicitaire, de profilage, de réseau social ou de mesure d'audience tierce n'est déposé sur le site ni dans l'application. La mesure d'usage mentionnée à l'Article 2 est réalisée depuis nos serveurs, sans dépôt de traceur sur votre terminal.

Les sites web publiés par les clubs au moyen d'Intraclub relèvent de la responsabilité de chaque club. Si un club y intègre des outils tiers, il lui appartient d'en informer les visiteurs et de recueillir leur consentement.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès, utilisation, altération ou divulgation non autorisés : chiffrement des échanges par TLS, chiffrement des mots de passe, cloisonnement des données par club, gestion des habilitations, journalisation des accès et sauvegardes régulières.

Aux fins d'assistance, de diagnostic ou de correction d'anomalie, les personnes habilitées par Intraclub peuvent accéder à un compte et aux données qu'il contient, y compris en se connectant sous l'identité de son titulaire. Ces accès sont limités à ce qui est strictement nécessaire, réservés aux personnes dûment autorisées et tracés dans nos journaux techniques.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous en informons l'autorité de contrôle et, lorsque la réglementation l'exige, les personnes concernées ainsi que les clubs pour le compte desquels les données sont traitées.

9. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
• Droit à l'effacement : obtenir la suppression de vos données, sous réserve des conservations imposées par la loi.
• Droit à la limitation : demander le gel temporaire d'un traitement, notamment le temps de vérifier l'exactitude de vos données.
• Droit d'opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ; et vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, à la prospection.
• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, ou en demander le transfert direct à un autre responsable de traitement.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement réalisé avant le retrait.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, conformément à l'article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Chaque courrier électronique de prospection comporte un lien de désinscription permettant d'exercer votre droit d'opposition en un clic.

Pour exercer ces droits, écrivez à olivier@intraclub.fr. Nous pouvons vous demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable sur votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux mois compte tenu de sa complexité ou du nombre de demandes ; vous en êtes alors informé.

Lorsque les données sont collectées par un club dans le cadre de son utilisation du service, celui-ci est responsable de traitement : les demandes portant sur ces données doivent être adressées directement au club concerné, Intraclub agissant alors en qualité de sous-traitant. Si vous nous saisissez d'une telle demande, nous la transmettons au club et vous en informons.

Toute personne estimant, après nous avoir contactés, que ses droits ne sont pas respectés dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur cnil.fr.

10. Mineurs

La création d'un compte Intraclub est réservée aux personnes âgées de quinze (15) ans révolus. En deçà, le compte est créé et administré par le représentant légal, qui accepte les Conditions Générales. Lorsqu'un club enregistre un adhérent mineur, les informations le concernant sont fournies par son représentant légal, auquel il revient d'exercer les droits mentionnés à l'Article 9.

11. Nous contacter

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles : olivier@intraclub.fr, ou par courrier à Olivier PHILBERT, 72 rue Saulnoir, 88500 Poussay.

Cette adresse constitue le point de contact unique pour toute question relative à la protection des données, y compris pour les clubs souhaitant obtenir la documentation prévue à l'Article 11.7 des CGUV.